１日目 ～企画編～
「予定通りに進まない！？国際会議の企画と失敗しない予算計画」
伊藤 好孝 東京大学 宇宙線研究所・教授
第 38 回宇宙線国際会議（ICRC2023／名古屋大学）の実行委員会副委員長を務めた。新型コロナウイルス感染症の流行下において、1,000名を超える規模の国際会議を企画段階から実務に至るまで一貫して担当した経験と、参加人数等の予測が困難な状況下で得られた知見を踏まえ、主として国際会議の企画及び予算計画に関する講話を行う。
「質の高いプログラムづくり～スピーカーや内容の選考手法について～」
佐藤 洋一 KEK 加速器研究施設・教授
International Particle Accelerator Conference（IPAC2025／台北）のScientific Program Committee の委員長を務めた。また IPAC2028／東京の会議開催に向けた計画の策定及び開催準備全般を担当する。本フォーラムにおいては、スピーカーの選定方法やプログラム内容の構成・選考手法等を含め、質の高いプログラムを作成するための具体的な手法及び考え方を紹介する。
「みんなが楽に働ける事務局をつくる！”何でも屋”なくして会議なし」
山中 卓 KEK 研究協力部 国際企画課・特任上席 URA
International Conference on High Energy Physics（ICHEP2000／大阪国際交流センター）のLOC 委員及び第72回日本物理学会（2017 年／大阪大学）の実行委員長を務めた。皆が楽に楽しく働ける実行部隊をどうやって作り動かしていくのか、必須の”何でも屋”とは何なのかなど、具体的な留意点や取組事例を交えて紹介する。
２日目 ～実務編～
「係の仕事は暇な時に。会議の直前はゆったりと。」
山中 卓 KEK 研究協力部 国際企画課・特任上席 URA
事務局の一員として役割を任されたら、その仕事を見える化し、楽に確実に進めていくにはどのようにしたらよいのか。 脳内シミュレーションやマニュアル作成、スケジューリングなど、そのコツを紹介する。
「この工夫で変わる！参加費徴収と参加者への伝え方のコツ」
横山 知香 KEK 素粒子原子核研究所 特別事務専門職
毎年３回開催されるBelle Ⅱ General Meeting（B2GM）において、事務局の実務担当者として、準備段階から当日の参加者対応まで、運営全体の実務を担う。今回は、参加者登録の方法、いまどきの楽な参加費の徴収方法、及び参加者への重要事項やルール等の効果的な伝達方法について、具体的な体験談を交えながら紹介する。
「Visa 申請のコツ！公式情報だけでは見えない現場のリアル」
韓 恵淑 KEK 素粒子原子核研究所 研究支援員
国際共同実験Belle Ⅱ実験グループにおいて、Visa 申請に係る業務等を担当する。Visa 申請は、申請者の国籍や各国の情勢、さらには個々の状況よって必要書類や手続きが異なるため、公式情報のみでは対応しきれない場合がある。そうした実務経験を踏まえ、申請時の留意点やコツを共有する。
「コロナ明け1000 人規模国際会議開催の記録」
伊藤 好孝 東京大学 宇宙線研究所・教授
ICRC2023 の実行委員会副委員長として、1,000 名を超える完全ハイブリッド形式の会議運営を担当した立場から、大規模開催ならではの課題とその解決策について、具体的な事例を紹介する。スムーズな参加者受付や食事提供時の配慮事項など、今後会議を企画・運営する方々の参考となることを期待する。
